Como trabalhar remotamente de forma colaborativa

Depois que escrevi sobre minha atuação como consultor de comunicação sem “respeitar” diferenças geográficas, algumas pessoas me perguntaram, na prática, como faço isso. Na verdade, muitas vezes brinco dizendo que não trabalho em casa, mas durmo no trabalho.

Para quem quer saber mais sobre o assunto, o Webdesign Depot  produziu um guia sobre como trabalhar à distância colaborativamente. Mostro algumas das ideias abaixo, adaptando ao cenário nacional e adicionando práticas minhas.

A aproximação

O primeiro passo é construir confiança mútua. Reuniões via Skype ou telefone podem ser úteis.

Se optar pelo vídeo, não esquecer de se vestir apropriadamente, bem como estar num local que lembre uma atuação profissional (mesmo que seja na sua residência). Outra tática é envolver o cliente no processo, para que ele se sinta ouvido, colaborando no trabalho.

Esse contato inicial deve servir também para você sondar o terreno. Não fique entusiasmado com possibilidade do novo trabalho e esqueça dos demais fatores. Ao invés de apenas agradar ao contratante, aproveite também para conhecer um pouco mais sobre ele. Pesquise a reputação da empresa. Pode ser na internet. O ideal seria checar no mercado, para saber se o contratante tem temperamento difícil, é mal pagador etc.

Pagamento: honorários, impostos etc.

Não caia no erro de cobrar pouco pelo serviço. Pode estar colocando um teto de preço baixo no valor do seu trabalho, que servirá de referência para futuros contratos.

Se não é pessoa jurídica, terá de acordar o tipo de recibo. Pode optar por nota avulsa (na Secretária da Fazenda do município onde reside) ou RPA (recibo de pagamento a autônomo; modelo e dicas de preenchimento aqui). Precisará de alguns dados seus e do cliente. Dependendo do que foi acordado, você também terá de recolher impostos: INSS (11% do valor bruto; pode fazer sua inscrição de contribuinte no site do INSS), ISS (novamente, na Secretária da Fazenda do município onde reside) e imposto de renda, quando o valor passa de um certo teto (no site da Receita, você pode calcular a alíquota que incide sobre seu serviço).

E como você recebe? Não embarque no “depois a gente conversa”. Pode fatiar o pagamento em duas parcelas: na metade e no final do trabalho. Pode receber via depósito bancário ou sistema online. No Brasil, PagSeguro ou o Paypal são opções. Mas há taxas.

Desenvolvimento

Depois da prospecção, não inicie logo as atividades. Não esqueça de ter um contrato assinado, com texto claro, que diga quais são as obrigações e responsabilidades de cada parte. No caso de textos ou trabalhos visuais, você tem de estipular o número de revisões do cliente. Do contrário, pode estar dando boas vindas ao retrabalho, estouro de orçamento, prazos dilatados etc.

É importante que saiba qual o trabalho a ser realmente realizado. Não comece a atividade com ideias gerais ou com poucas informações.

Se o cliente possui vários subordinados, é importante definir quem é o responsável pela aprovação do material e quem vai servir de suporte (envio de material para pesquisa, por exemplo, ou para tirar eventuais dúvidas).

É necessário estipular os prazos do projeto (e das etapas). Não apenas seus, mas também dos clientes (aprovação, envio de materiais etc.) Se houver atraso, muitos contratantes esquecem que demoraram a remeter o que foi acordado, mas lembram-se de cobrar o material final. Por isso, deixe claro que a protelação da entrega pode refletir em mais custos.

O ideal seria utilizar ferramentas on-line, desde gerenciamento de projetos (Basecamp) até suíte de aplicativos (como o Google Docs). Todavia, a maioria dos clientes vai utilizar apenas o e-mail mesmo, até por pouca vivência desses aplicativos on-line. Seja cético mesmo quando eles prometem que vão utilizar esses recursos. Muitos aderem no início e vão abandonando com o tempo.

Por outro lado, seja criativo. Busque soluções alternativas. Muitas vezes, o cliente pode prometer, mas não cumprir (envio de imagens, informações etc.) Procure na internet, por exemplo, material que opera com licença creative commons. Ganhará pontos.

Outro detalhe importante é não atrelar sua atividade a outra demanda (exemplo: você fez os textos, mas outro profissional ficou responsável pelo design). Pagamentos e prazos devem ser distintos, a não ser que seja contratado para desenvolver todas as etapas do projeto.

Como o contato será feito de forma virtual, tome cuidado com a comunicação. Evite ser direto ou coloquial demais, bem como não inunde o cliente com mensagens repetitivas. Eu utilizo relatórios (semanais ou quinzenais) que lembram o andamento das atividades e solicitam feedbacks do que está sendo realizado. Isso é ótimo também para transcrever contatos via telefone. Dessa forma, evita-se problemas de comunicação. Afinal, não será possível dizer depois “não foi isso que acordamos por celular”. Nos relatórios, deixe claro o que já foi feito e, caso seja aprovado, informe que está partindo para outra etapa. Seja pró-ativo, é melhor do que ser cobrado. Ademais, permite que você se organize melhor.

Também seja acessível. Responda prontamente e-mails e fique disponível no horário comercial. Também mando lembretes via SMS. Não é para escrever tudo de novo. Pode ser uma mensagem breve, ou uma simples sugestão para que ele confira o e-mail, com mais detalhes.

Guarde todas as mensagens trocadas (vai por mim, garante sua segurança). Se possível, peça automaticamente a confirmação de e-mail (já me evitou bastante confusão, no estilo “não recebi tal e-mail”, “não foi o que combinamos” etc.). Caso não receba resposta, envie novamente. E, se notar que a comunicação está truncada, ligue para ele.

Conclusão

Entregue o trabalho no prazo. Depois de conversar sobre ajustes, realize-os e entregue a versão final ( tipo de arquivo gerado no software estipulado). Deixe claro, de forma polida, que o trabalho chegou ao fim. Isso evita que o serviço “ressurja” novamente para ser revisado ou até mesmo passe por profundas mudanças, porque algum pitaqueiro próximo ao cliente resolveu mostrar seu talento como diretor de arte ou editor de jornal no momento inapropriado.

Acabou? Ainda não. Depois, espalhe o seu bom trabalho no blog que mantém, perfis nas redes sociais segmentadas, como o DeviantArt… Apesar de ser mais geral, o Flickr é outra opção. Convide o cliente também para dar depoimento. O LinkedIn, por ser a maior rede profissional digital, é o melhor destino para isso.

Pode parecer que as dicas dadas são mais vantajosas para os contratados, mas são tão relevantes quanto para os contratantes (no texto Home Office Agora é Lucro! há mais vantagens para os clientes). A maioria deles está envolvida em outras atividades, até porque muitas das demandas solicitadas não fazem parte do seu core business. Por isso, se ele está tercerizando determinada atividade, é melhor também que você assuma as rédeas do projeto.

Teria mais alguma dica? Compartilhe nos comentários.

#ficaadica
Se é iniciante, use sua imaginação para construir seu portfólio. Mantenha um blog e faça bons textos. Se é designer, crie um tumblr ou use uma rede específica para criativos visuais, como a já citada DeviantArt, para soltar sua inventividade. Também pode realizar trabalho para ONGs ou instituições de caridade. Enfim, há muitas opções, não ter emprego não é desculpa para não possuir experiência.

Veja também
50 aplicativos para freelancers

Imagem via Flickr de DarthNick

Atualização: 10/01/2012